Поступление материальных ценностей от поставщиков производится на основании заключенных между покупателями и поставщиками хозяйственных договоров (Прил. 1). В договорах, заключаемых между поставщиками и покупателями, оговариваются: виды поставляемых товарно- материальных ценностей , коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели товарно- материальных ценностей, сроки исполнения договора, порядок расчетов (условия платежей), а также ответственность сторон за ненадлежащее исполнение договора. Приобретение товарно- материальных ценностей на стороне может осуществляться двумя вариантами. При первом варианте для приобретения товарно- материальных ценностей на стороне предприятие назначает своего поверенного. Ему выдают подотчет наличные деньги с правами получения товаров и немедленной оплаты за них, либо доверенность по которой можно получить товарно- материальные ценности, в счет договоренности, имеющей место между предприятиями в виде договора поставок или гарантийного письма с визой руководителя поставщика (независимо оплачены товарно- материальные ценности предварительно или нет). Доставка товаров в таких случаях осуществляется самовывозом, независимо от географического расположения покупателя и поставщика. При втором варианте (отдаленность поставщика от получателя, и/или постоянство поставок) поставки осуществляет посредник – транспортное предприятие или непосредственно поставщик. Каждая хозяйственная операция, в том числе поступление товаров, должна быть оформлена документально. В соответствии с пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности любой документ должен иметь следующие основные реквизиты:  наименование документа (форма);  код формы;  дата составления;  содержание хозяйственной операции;  измерители (в количественном и стоймостном выражении);  наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;  личные подписи и их расшифровка. Также могут быть включены дополнительные реквизиты. Документы составляются в момент совершения операции, а если это невозможно непосредственно после окончания операции. Для получения товаров и тары от поставщиков представителю предприятия (экспедитору) выдается доверенность (форма № М-2) (прил. 2). Все доверенности регистрируются в момент выдачи в специальном журнале. Доверенность выписывается только бухгалтером на конкретное физическое лицо с указанием срока действия и наименований ценностей, предполагаемых к получению. На доверенности необходима роспись экспедитора, которая должна быть заверена подписями бухгалтера и руководителя с наложением оттиска печати предприятия. По доверенности представитель предприятия может получить товар непосредственно от поставщика с выпиской одновременно отгрузочных документов. Основными документами, на основании которых поступают товары, являются счета- фактуры, товарно-транспортные накладные и торгово – закупочные акты. Товарно- транспортные накладные выписываются при поставке товаров автомобильным транспортом (прил.3), в остальных случаях выписываются счета- фактуры. Счета- фактуры регистрируются в книге продаж и в книге покупок . Счета- фактуры (прил. 4) составляются предприятием поставщиком на имя предприятия покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее десяти дней с даты отгрузки товаров или предоплаты (аванса) представляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение) сумм по налогу на добавленную стоимость. Второй экземпляр счет – фактуры (копия) остается у поставщика для отражения в книге продаж. В счет – фактуре должны быть указаны:  порядковый номер счет – фактуры;  наименование и регистрационный номер поставщика товаров;  наименование получателя товаров;  стоимость (цена) товаров;  сумма налога на добавленную стоимость;  дата предоставления счет – фактуры; Счет- фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным за отпуск товаров и скрепляется печатью организации. В счет – фактуре не допускаются подчистки и помарки. Исправления заверяют подписью руководителя и печатью предприятия поставщика с указанием даты исправления. Получаемые и выдаваемые счета- фактуры хранятся раздельно в журнале учета счетов- фактур в течение полных пяти лет с даты их получения. Они должны быть подшиты и пронумерованы. Покупатели товаров ведут журнал учета полученных от поставщика счетов- фактур и книгу покупок . Книга покупок предназначена для регистрации счетов- фактур в целях определения сумм налога на добавленную стоимость. Счета- фактуры, предъявляемые поставщиками, подлежат регистрации в книге покупок в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования приобретенных товаров. Книга покупок должна быть прошнурована, ее страницы прошнуровывают и скрепляют печатью. Контроль за правильностью ведения книги осуществляется руководителем предприятия или уполномоченным им лицом. Книга покупок хранится у покупателя в течение полных пяти лет с даты последней записи. В зависимости от особенности товаров к товарно- транспортным накладным или счетам- фактурам могут быть приложены документы, подтверждающие количество товаров или их качество (качественные удостоверения, сертификаты, справки о результатах лабораторных анализов). Закупка товаров у на селения оформляется закупочными актами (прил.4). В АОЗТ “Рассвет” закупка товаров у населения также оформляется товарно- транспортными накладными и счет- фактурами (прил. 5 ). Полученный груз с сопроводительными документами экспедитор доставляет на склад своего предприятия. При доставке грузов автотранспортом водитель автохозяйства является представителем поставщика и вместе с грузом передает материально ответственному лицу один экземпляр товарно- транспортной накладной. За нарушение условий договоров поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность в виде неустойки, штрафов и пени за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчетных документов и за необоснованный отказ. При продвижении товаров от поставщиков до покупателей возникают транспортные расходы и проблема их оплаты. Транспортные расходы могут оплачиваться:  поставщиком;  покупателем;  часть расходов оплачивает поставщик, часть- покупатель. Порядок распределения транспортных расходов между поставщиком и покупателем определяется, по согласованию сторон, в договоре поставки. Транспортные расходы относятся на издержки обращения. В зависимости от условий договора поставки товары могут оплачиваться после или до их получения покупателем. Бухгалтерия торгового предприятия должна контролировать полноту и своевременность оприходования товаров и правильность их оплаты. Контроль должен начинаться с момента оплаты товаров, а если товары поступают раньше оплаты- с момента их фактического поступления. Сущность контроля заключается в сопоставлении двух показателей:  Х – сумма, уплаченная поставщику за товары и тару;  У – стоимость по покупной цене товаров и тары, полученной от поставщиков и оприходованной материально ответственным лицом. Х определяется на основании документов, приложение к выписке банка из расчетного счета или отчет кассира, а У на основании сопроводительных документов, приложенных к отчету материально ответственного лица. Это сопоставление может предусматривать пять ситуаций: 1. Товары получены и полностью оплачены. 2. Переплата денег. 3. Недоплата денег. 4. Товары поступили, но не оплачены. 5. Товары оплачены, но не получены. Если Х=У, то партия товаров оплачена и оприходована по одинаковой стоимости, то есть правильно. Если Х У, то разница между ними при: Х>У свидетельствует о переплате денег поставщику. Х<У свидетельствует о недоплате денег поставщику. Необходимо выяснить причины этих расхождений. Ими могут быть поставка товаров в большем или меньшем количестве по сравнению с количеством, указанным в документе поставщика, неполное оприходование товаров, ошибки в ценах, таксировке и т.д. Если есть Х, а нет У, то это значит, что деньги поставщика перечислены, но товары еще не оприходованы. Обратная ситуация означает, что товары оприходованы, но не оплачены. Сопоставление Х и У осуществляется по каждой партии поступающих товаров в отдельности. На практике в условиях ручного ведения учета применяются в основном два способа бухгалтерского контроля за полнотой и своевременностью оприходования товаров, а также за правильностью их оплаты: 1 Способ - ведение позиционного учетного регистра по счету 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” 2 Способ - безрегистрационный. В больших организациях применяется 1 способ, основанный на совмещении аналитического учета расчетов с поставщиками с синтетическим учетом. При журнально- ордерной форме таким учетным регистром является журнал- ордер по кредиту счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” с дебетовою ведомостью. Данный регистр открывается на каждый месяц. В дебетовой ведомости отражается оплата товаров, а в журнале- ордере оприходование товаров. Операции в учетных регистрах отражаются позиционным способом - на одной и той же строке обеих частей записываются кредитовые суммы, означающие оприходование товаров и дебетовые показатели, означающие оплату товаров. Учет расчетов с поставщиками посредством ведения позиционного учетного регистра весьма трудоемок, требует большого объема записей. В розничной торговле эффективен безрегистрационный способ учета расчетов с поставщиками. Расчетные документы сличаются с товарами, о чем делается отметка в особой части товарного отчета, то есть указывается дата оплаты. По окончании месяца на основании незакрытых позиций в товарном отчете составляется ведомость оприходования по неоплаченным товарам. В ведомости указывается код поставщика и торговые единицы, дату и номер товарного документа, стоимость товара и тары, транспортные расходы, сумма к оплате. В ведомости оприходованных, но не оплаченных товаров в следующем месяце делается отметки об оплате товаров. Безрегистрационный способ учета расчетов с поставщиками весьма прост и обеспечивает оперативный контроль за оприходованием и оплатой товара. Он исключает двойную регистрацию операций как по оплате товаров так и по оприходованию товаров. При компьютерной обработке: контроль осуществляется автоматически на основании сличения двух массивов - информацию об оплате товаров и об оприходовании их материально ответственными лицами. При использовании ПЭВМ автоматически определяется своевременность оплаты товаров, что составляет современные принципы выдачи информации по отклонению от нормального хода хозяйственной жизни. Сведения об оплаченных расчетных документах накапливаются в памяти ПВЭМ и используют для составления регистров синтетического учета. Независимо от способа оплаты и доставки порядок оприходования товарно- материальных ценностей должен отвечать определенным требованиям. При любом варианте получения товаров у поставщика и любом варианте доставки их предъявляют материально ответственному лицу для оприходования. Приемка на складе производится методом прямого счета, взвешивания, обмера и внешнего осмотра, с целью выявления соответствия данным сопроводительных документов. В случае выявления в процессе приемки товаров недостач, излишков, пересортицы, несоответствия качества или поступление ценностей без сопроводительных документов поставщика создается комиссия, которая составляет Акт об установленном расхождении в количестве при приемке продукции (товара), Акт о приемке товара по качеству или Акт на оприходование товаров, поступивших без счета поставщика. О составлении акта делается отметка на всех экземплярах товарно- транспортных накладных. Акты составляют в трех экземплярах: один экземпляр остается на предприятии, принявшем товары, другой - вручается под расписку на первом экземпляре представителю поставщика или направляется ему при предъявленной претензии, третий экземпляр представляется в бухгалтерию. Акт подписывают представитель принимающей организации и представитель поставщика. Этот акт является основным документом, на основании, которого поставщику могут быть предъявлены соответствующие претензии. При обнаружении во время приемки ценностей недостачи на ее величину уменьшается стоимость товаров поступивших на предприятие, а соответствующие суммы отражаются в составе расчетов по претензии или недостачи и потерям от порчи ценностей, а также расчетам по возмещению материального ущерба по принадлежности. Поступившая с товаром тара также приходуется. На тару, а также на тароматериалы, полученные от распаковки товара и на тару, поступившую в упаковке, включенной в цену товара и не показываемых отдельно в счетах поставщиков, составляется Акт на оприходование тары, не указанной в счете поставщика. Акт составляется комиссией в составе директора торгового предприятия (или его заместителя), материально- ответственного лица в одном экземпляре, который передается в бухгалтерию при товарном отчете. Порядок отражения в учете недостач и потерь от порчи товаров, выявленных при приемке, зависит от многих факторов (виновных лиц, условий договора поставки, времени оплаты товаров и др.). Если виновником недостачи или порчи является поставщик и условиями договора поставки предусмотрено в этом случае отказ от оплаты недостающих (испорченных) товаров, а деньги за товар поставщику еще не перечислены, то покупатель при оплате товаров уменьшает сумму платежа не стоимость этих товаров. Другими причинами недостач товаров могут быть естественная убыль товаров при их перевозке, нормируемые потери от боя товаров в стеклянной посуде, изделий из хрупких материалов, хищение в пути и т.п. Суммы недостач списываются в пределах норм естественной убыли и потерь от боя в пределах установленных норм и при установлении конкретных виновников недостачи списание производится за счет виновного лица. При поступлении товаров если расхождение количества и стоимости поступивших товаров с сопроводительными документами поставщика не обнаружено, то приемка оформляется на счет - фактуре или другом заменяющем его документе путем проставления специального штампа и подписью материально ответственных лиц на этих документах. Необходимы подписи принимающего и сдающего лица. При наличии одной подписи документ недействителен. Товары, поступающие в розничную торговлю, приходуются в день их поступления на основании счетов - фактур, товарно - транспортных накладных или иных сопроводительных документов по наименованию товаров в стоимостном выражении Учет товаров и тары в розничных торговых предприятиях ведется на счете 41 “товары”, субсчет 2 “Товары и тара в розничной торговле”. Учет товаров на этом счете ведется по розничным или окончательным продажным ценам. Разность между стоимостью товаров по розничным или окончательным продажным ценам и их покупной стоимостью учитывается на счете № 42, субсчет 2 “Торговая наценка (скидка, накидка) по товарам в розничных предприятиях. Поступившие товары и тара от поставщиков, подтвержденные подписью материально- ответственных лиц в документах (счетах- фактурах, товарно- транспортных накладных и др.), приходуются в бухгалтерском учете записью: Дебет счета № 41, субсчет 2 “Товары и тара в предприятиях розничной торговли” (по розничным или окончательным продажным ценам) Кредит счета № 60 “Расчеты с поставщиками”- на покупную стоимость товаров и тары". Если товары учитываются на счете 41 по продажным ценам, то на сумму торговой надбавки, рассчитанной по ее среднему проценту от стоимости фактически поступившего товара, делается дополнительная запись: Дебет счета № 41, субсчет 2 “Товары и тара в предприятиях розничной торговли” (по розничным или окончательным продажным ценам) Кредит счета № 42 “Торговая наценка” В соответствии с договором в счет- фактуру или товарно- транспортную накладную поставщиком могут быть включены транспортные расходы, подлежащие оплате покупателем. На эту сумму, кроме указанной выше записи на оприходование товаров и тары, производится запись на отражение расходов по доставке товаров: Дебет счета № 44, субсчет 2 “Издержки обращения розничных торговых предприятий”. Кредит счета № 60 “Расчеты с поставщиками”. Выявленные при приемке ценностей потери товаров в пути, оформленные документами и утвержденные в установленном порядке, первоначально отражаются на счете №84 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. В дальнейшем недостачи со счета №84 “Недостачи и потери от порчи ценностей” списываются на издержки обращения по покупным ценам записью: Дебет счета № 44, субсчет 2 “Издержки обращения розничных торговых предприятий”. Кредит счета № 84 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. На сумму недостач в пределах норм естественной убыли и потерь от боя. Если при приемке товаров выявлена недостача товаров по вине поставщиков или органов транспорта, на основании соответствующих документов сумма недостачи записывается по покупным ценам в дебет счета № 63 “Расчеты по претензиям”. После приведенных записей по кредиту счета “№ 60 “Расчеты с поставщиками” будет отражена сумма, которая должна быть уплачена поставщику. В аналитическом учете записи производятся по дебету или кредиту соответствующих материально- ответственных лиц.